仕事で書類を扱うのはもちろんですが、学校からのお知らせやプリント類、領収書や保証書、マニュアルなど、家庭内にも様々な書類があり、定期的に整理しないとたまる一方です。でも、いざ整理しようとすると、後で見るかもしれないと、徹底的な処分はできず、我が家では、とりあえずとっておくスペースが拡大しているのが現状になってしまっていました。このままでは、置くところもなくなるということで、時々複合機のスキャナ機能で書類をデジタル化し、捨てていたこともあるのですが、割と面倒なので、積極的に活用しようとは思えない状況でした。
今回、思い切ってScanSnapを購入したところ、驚きの簡単さで、紙の書類をデジタル化することができるようになりました。我が家の紙があふれた状況を改善するには、ScanSnapなどのドキュメントスキャナが便利そうだとは思っていましたが、数万円という費用を払うほど活用するかと自信を持てずに時間が経過していましたが、実際活用すると、もっと早くに購入しておけばよかったと思えるものでしたので、ScanSnapを触ってみて、便利だと思ったポイントをお伝えしたいと思います。
ScanSnap iX1600
今回購入したドキュメントスキャナは、PFUの「ScanSnap iX1600」という機種です。オープン価格ですが、PFUダイレクトでは52,800円する機種ですので、上位の機種に位置づけられるものだと思います。
本体は、非常にコンパクトです。付属品は、電源ケーブル、USBケーブル、名刺やレシートを大量にスカンするときに使用するガイドです。ネットワークに対応しているので、パソコンがなくてもセットアップすることができ、使用できるようです。全面の液晶パネルはタッチ操作が可能になっていて、簡単にセットアップすることができました。
何でもスキャンできる＆速い
試しにいくつかの書類をスキャンしてみましたが、思った以上に速いです。A4サイズの書類はもちろんのこと、レシートなど、定形外の書類を読み取ることもできますので、病院や薬局の領収書の管理なども簡単にできそうです。タッチパネルに定型の作業を登録できる機能があるので、確定申告に必要な書類は、スキャンした後「確定申告」フォルダに保存しておくなんていいうことが、ワンタッチでできます。便利！
まだまだ使い始めたばかりなので、我が家にあった使い方を考えていきたいと思っているところです。今のところは非常に満足しています。具体的なポイントは、下記の通りです。
- カバーを開けると、すぐに使用できる立ち上がりのスピード
- スキャンのスピードの早さ
- パソコンを起動せずにスキャンを行い、クラウドに保存してくれる
- 保存したPDFは、OCR処理されていて、文字検索ができるようになっている
- 定型の処理をプロファイルに登録して、ワンタッチで実行できる
こうした特徴を活かせば、家庭内のあらゆる紙書類の管理を簡単に行えるようになると思います。先日導入したDocuWorksと合わせて、我が家のデジタル化を進めていきたいと思います。
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