ワンタッチで年賀状を電子化　ScanSnap

先日、 ScanSnap を使えば、あらゆる紙書類の管理を簡単に行えそうだということを紹介させていただきました。 ScanSnap は、いわゆる書類と言われるようなA4サイズの紙だけでなく、レシートやはがきと行った紙書類もスキャンすることができます。我が家でいうと、年賀状や、病院や薬局の領収書などです。今回は、年賀状の整理を紹介したいと思います。

最近少なくなってきているとはいえ、年始の挨拶状として年賀状のやりとりを行っている方は、多いのではないでしょうか。我が家に届く年賀状は、写真付きのものも多いですし、近況の報告もあって、そのまま捨てることができず、これまでは複合機のスキャナ機能で電子化していました。ただ、この方法は、相当手間がかかることがネックでした。
そこで、今回は、先日購入した ScanSnap を使った年賀状の電子化に取り組んでみましたので、その状況をご紹介したいと思います。私自身、ScanSnapの便利さを実感できるものでした。ScanSnap導入前の電子化方法との比較で、ScanSnap の便利さをお伝えできればと思います。

これまでの方法（brother DCP-J957N）
ScanSnapでのスキャン

これまでの方法（brother DCP-J957N）

これまでは、ブラザーの複合機、DCP-J957Nを使用してスキャンしていました。この複合機には、ADF（自動原稿送り装置）がついています。A4サイズの書類なら問題ないのですが、年賀状は、紙の厚さが原因だと思いますが、ADFでは連続読み込みできません。このため、いちいち年賀状を原稿台にセットして読み込ませる必要があります。
作業のイメージは下記のような感じです。1枚1枚やるとさらに手間がかかるので、読み取り部分を最大限活用し、4枚を同時にスキャンします。はじめに宛名側を、その次に文面側をスキャンします。

スキャナが終了すると、下記のような感じで、宛名側、文面側が交互にイメージファイルになります。

これで年賀状を電子化することはできますが、年賀状を並べる、スキャンボタンをクリック、年賀状を裏返す、スキャンボタンをクリックと、かなりの手間です。その上、はがきの縦横を考慮することはできません。とにかく時間がかかるので、やるまでが相当億劫です。

ScanSnapでのスキャン

ScanSnapでのスキャンは非常に簡単です。年賀状の整理用のプロファイルを作成し、スキャンボタンを押すだけです。

参考に、我が家で設定しているプロファイルを紹介しておきます。

イメージファイルとして保存することもできるのですが、PDFにしています。一度にトレイにセットできる枚数を超えているので、継続スキャンに設定しています。この継続スキャンに設定しておくと、トレイの用紙を読み終えた後、さらに読み取りを継続させることができますので、後でファイルを結合すると行った手間がなくなります。

できあがったPDFを開くと、はがきの縦横も認識して電子化されていることが分かります。

一度プロファイルを作ってしまえば、ScanSnapのスキャンボタンを押すだけなので、数分もあればPDFファイルまで完成します。年賀状は、文字間隔や行間がばらばらで、縦書き、横書きが混在しているような書き方のものもありますので、正直文字認識の精度はいまいちでした。ただ、全く認識していないわけではありませんので、キーになる文字を入力して、お目当てのはがきを検索するようなことは可能です。

正直これほど簡単に電子化できるとは思っていませんでした。今までの手間を考えると、もっと速くScanSnapを購入していればよかったとの後悔しかありません。原本さえ残っていれば、もう一度ScanSnapにかければいいのですが、すでに処分済みなので仕方ありません。数百枚くらいなら、ボタンを押すだけで連続読み取りしてくれるので、全く苦になることはないと思います。

繰り返しになりますが、前回ご紹介したScanSnapの満足ポイントは下記の通りですので、まだドキュメントスキャナを導入していない方は、ぜひ導入を検討されてみてはいかがでしょうか。